Introducción
En el competitivo panorama empresarial actual, la productividad es más importante que nunca. Como señala la Oficina de Estadísticas Laborales, "la productividad es importante para los individuos (trabajadores y consumidores), los líderes empresariales y los analistas (como los encargados de formular políticas y los estadísticos gubernamentales)" ( fuente ). Dado que el empleado promedio solo es productivo durante 2 horas y 53 minutos en una jornada laboral de 8 horas, según Bucket List Rewards, aumentar la productividad puede generar enormes ganancias ( fuente ).
En esta guía completa, exploraremos estrategias comprobadas para aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Los temas cubiertos incluyen establecer objetivos claros, priorizar tareas, limitar las distracciones, mejorar la gestión del tiempo, optimizar su espacio de trabajo, aprovechar la tecnología, tomar descansos y colaborar con colegas. Al implementar estos consejos, tanto los empleados como los empleadores pueden obtener las recompensas de una mayor eficiencia, rendimiento y satisfacción laboral.
Establezca objetivos claros
Establecer objetivos claros y específicos es crucial para impulsar la productividad en el lugar de trabajo. Los objetivos deben seguir el marco SMART: específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (Pervaiz, 2021). Los objetivos SMART alinean los esfuerzos de los empleados con los objetivos más amplios de la empresa y proporcionan una hoja de ruta sobre cómo llegar allí. Según la investigación, la participación en el establecimiento de objetivos tiene un efecto positivo en el comportamiento proactivo de los empleados y en la percepción de su estatus interno, lo que conduce a un mayor compromiso y productividad (Pervaiz, 2021).
Los objetivos deben revisarse periódicamente para garantizar que sigan siendo relevantes y estén encaminados. Un estudio encontró que las metas específicas y desafiantes conducían a un aumento del 16 % en el desempeño de los trabajadores en comparación con la ausencia de metas (Asmus, 2015). La clave es establecer objetivos que amplíen las capacidades sin dejar de ser alcanzables. Esto motiva a los empleados a esforzarse al máximo. En general, implementar metas SMART alineadas con los objetivos comerciales y revisarlas periódicamente es una forma respaldada por investigaciones de aumentar la productividad en el lugar de trabajo.
Referencias: Pervaiz, S. (2021). El impacto del mecanismo de participación en el establecimiento de objetivos en el comportamiento proactivo de los empleados: un modelo de mediación moderada. Revista Internacional de Investigación Ambiental y Salud Pública, 18(8), 4352. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC8673634/ Asmus, S. (2015). El impacto del establecimiento de objetivos en el desempeño de los trabajadores: evidencia empírica de un experimento de producción con esfuerzo real. La Revista de Psicología Económica, 51, 252-261. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2212827115001626Priorizar tareas
Una de las formas más efectivas de aumentar la productividad es priorizar adecuadamente sus tareas. Centrarse en tareas urgentes puede parecer productivo en este momento, pero a menudo se descuidan las tareas más importantes. La matriz urgente versus importante es un marco útil para determinar qué tareas merecen máxima prioridad.
Las tareas urgentes requieren atención inmediata, mientras que las tareas importantes se alinean con sus objetivos y prioridades más amplios. Clasificar las tareas en estos cuatro cuadrantes ayuda a identificar dónde concentrar su tiempo y energía:
- Urgente e importante: realice estas tareas primero
- Importante pero no urgente: programe tiempo para estos
- Urgente pero no importante: delegar o eliminar estos
- Ni urgente ni importante: minimice el tiempo en estos
Agrupar tareas similares por lotes es otra técnica eficaz de priorización. Por ejemplo, revisar correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas y redactar informes se pueden agrupar en bloques de tiempo específicos. Esto minimiza el cambio de tareas y lo hace más eficiente al realizar cada tipo de tarea.
El bloqueo de tiempo es otro método de flujo de trabajo útil, en el que se asignan períodos de tiempo establecidos a determinadas tareas y actividades. Primero, dedique períodos de tiempo específicamente a sus prioridades más importantes antes de abordar otras tareas. Esto garantiza que los objetivos clave no pasen desapercibidos.
Según investigaciones, con la práctica las personas se vuelven más eficientes en la priorización de tareas (Middleton, 2018) . Mantenerse organizado, dividir proyectos grandes y reevaluarlos a lo largo del día conducirá a una mayor productividad con el tiempo.
Limitar las distracciones
Las distracciones en el lugar de trabajo son uno de los mayores impedimentos para la productividad. Los estudios muestran que el trabajador de oficina promedio es interrumpido cada 3 minutos y puede tomar hasta 23 minutos volver a la normalidad después de una interrupción (https://clockify.me/blog/productivity/workplace-distractions/). Las distracciones interrumpen el flujo de trabajo y dificultan concentrarse en tareas importantes. A continuación se muestran algunas formas de limitar las distracciones y aumentar la productividad:
Desactive las notificaciones de aplicaciones y correo electrónico durante el trabajo concentrado. Los constantes golpes y alertas de correos electrónicos, chats, redes sociales, etc. pueden descarrilar la productividad. Establezca horarios específicos para revisar los mensajes en lugar de que lleguen continuamente (https://www.cnbc.com/2023/05/09/the-no-1-workplace-distraction-that-kills-productivity-according-to- microsoft.html).
Busque espacios tranquilos para trabajar sin interrupciones. Busque salas de conferencias vacías o áreas con menos tráfico para evitar el ruido ambiental y la gente que pasa por su escritorio. El ruido y las alteraciones visuales pueden impedir la concentración.
Tome descansos regulares para recargar energías. Nuestros cerebros no están diseñados para concentrarse durante horas y horas. Tomarse un descanso de 5 a 10 minutos cada 45 a 90 minutos puede ayudarlo a recargarse y reconcentrarse. Levántese, estírese, tome un refrigerio o charle con un compañero de trabajo. Simplemente no permita que sus descansos se conviertan en procrastinación.
Mejorar la gestión del tiempo
La gestión del tiempo es crucial para aumentar la productividad en el trabajo. Si mejora la forma en que administra su tiempo, podrá hacer más en menos tiempo. A continuación se muestran algunas técnicas eficaces de gestión del tiempo:
La técnica Pomodoro consiste en dividir el trabajo en partes de 25 minutos separadas por breves descansos. Esta técnica ayuda a minimizar las distracciones y te mantiene concentrado. Después de 4 pomodoros, tómate un descanso más largo de 15 a 30 minutos. Los descansos regulares ayudan a reducir la fatiga y la frustración.
Utilice el principio de Pareto (el 80% de los resultados a menudo provienen del 20% de los esfuerzos) para identificar y priorizar el 20% de las tareas más importantes que tendrán el mayor impacto en la productividad. Concentre sus esfuerzos en unas pocas tareas vitales en lugar de en las muchas triviales.
Aprenda a delegar tareas que pueden realizar otros para que pueda concentrarse en prioridades de alto valor. La delegación ayuda a distribuir la carga de trabajo para que usted y su equipo puedan ser más productivos en general. Dé instrucciones claras y plazos al delegar tareas.
Optimizar el espacio de trabajo
Un espacio de trabajo optimizado con iluminación adecuada, orden y muebles ergonómicos puede aumentar enormemente la productividad. Las investigaciones muestran que los espacios de trabajo desordenados y desorganizados afectan negativamente la concentración y el flujo de trabajo. Ordenar eliminando elementos innecesarios y organizando los elementos necesarios crea espacio para concentrarse. Una iluminación adecuada, ya sea natural o artificial, mejora el estado de ánimo y los niveles de energía. El deslumbramiento se debe minimizar con persianas o en la posición del escritorio. El uso de sillas y escritorios ergonómicos a la altura adecuada evita dolores o tensiones que reducen el tiempo de trabajo. Los escritorios de pie permiten movimiento y posturas variadas. En general, optimizar el espacio de trabajo físico elimina las distracciones y las molestias que obstaculizan la productividad.
Aprovechar la tecnología
La tecnología puede aumentar enormemente la productividad en el lugar de trabajo si se utiliza de forma eficaz. A continuación se muestran algunas formas de aprovechar la tecnología:
Herramientas de automatización: el uso de herramientas de automatización como Zapier, IFTTT y Microsoft Power Automate puede ayudar a optimizar tareas y procesos repetitivos. Esto libera tiempo de los empleados para realizar trabajos de mayor valor. Por ejemplo, transferir datos automáticamente entre sistemas o desencadenar acciones como enviar correos electrónicos en función de ciertos eventos.
Software de gestión de proyectos: herramientas como Asana, Trello y Jira ayudan a los equipos a colaborar, priorizar tareas y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Funciones como dependencias de tareas, calendarios e informes permiten una gestión de proyectos mucho más eficiente.
Atajos de teclado: aprender atajos de teclado en programas de uso común como correo electrónico, documentos, hojas de cálculo e incluso sistemas operativos puede acelerar drásticamente las tareas habituales. Por ejemplo, los atajos como ctrl+c/ctrl+v para copiar y pegar en Windows ahorran tener que presionar el mouse cada vez.
Tomar descansos
Tomar descansos breves y regulares durante la jornada laboral es crucial para mantener la productividad. Las investigaciones muestran que tomar descansos breves puede ayudar a los empleados a recargarse y evitar el agotamiento (Fuente) . Incluso los descansos breves de sólo 5 a 10 minutos permiten que la mente descanse y ayudan a los trabajadores a sentirse renovados.
Es importante desconectarse por completo durante los descansos: aléjese de su escritorio, evite mirar pantallas y cambie de entorno. Una caminata rápida al aire libre, charlar con compañeros de trabajo o hacer estiramientos ligeros pueden revitalizarlo. Considere también tomar breves descansos para meditar. Un estudio encontró que la atención plena mejora la concentración, reduce el estrés y conduce a una mayor productividad (Fuente) .
Si bien puede parecer contradictorio tomar descansos durante los días laborales ocupados, las investigaciones muestran claramente que los descansos periódicos aumentan la energía, el compromiso y el rendimiento. Anime a su equipo a tomar descansos regulares y establezca políticas que permitan recargar energías. Los beneficios para la productividad y la satisfacción en el lugar de trabajo serán significativos.
Colaborar con colegas
Colaborar con colegas puede aumentar significativamente la productividad en el lugar de trabajo. Según un artículo de Forbes , las empresas que promueven el trabajo colaborativo tienen 5 veces más probabilidades de tener un alto rendimiento. Hay varias formas de fomentar la colaboración:
Las sesiones de lluvia de ideas permiten a los equipos generar nuevas ideas y soluciones. Al reunir diferentes perspectivas, a menudo se pueden llegar a conceptos innovadores. Haga que la lluvia de ideas sea algo habitual para impulsar la creatividad.
La implementación de circuitos de retroalimentación garantiza que los colegas puedan aportar información sobre el trabajo de los demás. Dar y recibir comentarios constructivos mejora los proyectos y procesos. La retroalimentación ayuda a identificar las debilidades que se deben abordar.
Las actividades de formación de equipos ayudan a fortalecer las relaciones entre colegas. Las salas de escape, las noches de trivia, los proyectos de voluntariado, etc. permiten que los compañeros de trabajo establezcan vínculos. Conexiones más fuertes conducen a una mejor colaboración y comunicación.
En general, encontrar oportunidades para que los colegas trabajen juntos, intercambien ideas y generen confianza fomenta un entorno de colaboración. Esto conduce a una mayor productividad a medida que los empleados se sienten comprometidos con objetivos compartidos.
Conclusión
En resumen, existen varias estrategias efectivas que pueden ayudar a aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Establecer objetivos y prioridades claras le permite concentrarse en las tareas más importantes. Limitar las distracciones, mejorar la gestión del tiempo y optimizar su espacio de trabajo también conducen a una mayor productividad. Aprovechar la tecnología, tomar descansos y colaborar con colegas son formas adicionales de hacer más durante su jornada laboral.
Para aumentar su propia productividad, analice su flujo de trabajo actual e identifique áreas de mejora. Intente implementar algunas de las estrategias que se analizan aquí, como usar aplicaciones de productividad, tomar descansos regulares y ordenar su escritorio. Con concentración, disciplina y algunos ajustes en sus hábitos de trabajo, puede lograr mayores niveles de productividad.
